Beglaubigung von Dokumenten mit Apostille oder Legalisation in der Schweiz

Легалізація або засвідчення Апостилем документів у Швейцарії

Legalisation von Dokumenten

Bei einer Legalisation wird die Echtheit der amtlichen Originalunterschrift, die Funktion und das Siegel bescheinigt. Eine Legalisation ist eine Beglaubigung für Staaten, die der Haager Apostillenkonvention nicht beigetreten sind. In solchen Fällen ist anschliessend eine Bestätigung der konsularischen Vertretung in der Schweiz nötig.

Apostillierung von Dokumenten in der Schweiz

Eine Beglaubigung für Staaten, die das Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 (nachstehend "Übereinkommen" genannt) beigetreten sind, kann mit einer Apostille vorgenommen werden.

Gemäss den Bestimmungen des Übereinkommens werden amtliche Dokumente, die von den Behörden und Beamten eines der Mitgliedsländer des Übereinkommens ausgestellt wurden, im Hoheitsgebiet anderer Länder als gültig anerkannt, wenn sie mit einer Apostille versehen sind.

Sie können überprüfen, ob Ihr Land in der Liste der Länder aufgeführt ist, die mit Apostille beglaubigte Dokumente anderer Länder anerkennen, indem Sie hier klicken.

Was ist eine Apostille?

Die Schweizer Apostille ist ein 10 cm x 10 cm großer quadratischer Stempel mit der obligatorischen Bezeichnung "Apostille" und dem Verweis auf das Haager Übereinkommen von 1961 in französischer Sprache (Convention de La Haye du 5 Oktober 1961), der auf der Rückseite des Dokuments angebracht wird.

Der Inhalt des Stempels ist je nach Schweizer Kanton in einer der Landessprachen - Deutsch, Französisch oder Italienisch - abgefasst. Die Apostille kann auch auf Englisch, Spanisch oder Portugiesisch erstellt werden.

WICHTIG: In der Schweiz können nur Originaldokumente apostilliert werden.

Die Apostille muss von beiden Ländern - dem Land, in dem das Dokument ausgestellt wird, und dem Bestimmungsland - anerkannt werden; beide Länder müssen Vertragsparteien des Übereinkommens sein.

Wenn das Bestimmungsland die Apostille nicht anerkennt, ist nicht die Apostille, sondern die konsularische Legalisation bzw. eine Überbeglaubigung erforderlich.

Es gibt jedoch Ausnahmen, wenn zwischen zwei Staaten ein gesondertes Abkommen über die gegenseitige Anerkennung von amtlichen Dokumenten geschlossen wurde. In solchen Fällen sind Apostille und konsularische Legalisation nicht erforderlich, sondern es genügt die Beglaubigung durch einen Notar.

Welche Arten von Dokumenten können mit Apostille versehen werden?

Nur amtliche und öffentliche Dokumente von Bürgern sowie bestimmte Dokumente von juristischen Personen können mit einer Apostille beglaubigt werden. Dazu gehören Dokumente von Bildungseinrichtungen, Gerichten, Staatsanwaltschaften, Standesämtern, Notaren und anderen öffentlichen Behörden.

Für die Schweiz werden sie apostilliert:

• Auszüge aus dem Schweizerischen Handelsregister;
• Offizielle Dokumente, die von Schweizer Behörden ausgestellt wurden;
• Dokumente über die Ausbildung (Diplome, Schulzeugnisse, Lehrzeugnisse);
• Dokumente, die von Schweizer Gerichten ausgestellt wurden: Gerichtsurteile;
• Übersetzungen, die von einem Gerichtsdolmetscher angefertigt wurden;
• Von einem Notar ausgestellte oder beglaubigte Dokumente;
• Andere öffentliche Dokumente.

Was ist eine Beglaubigung?

Dies ist ein Überbegriff für eine amtliche Bestätigung, zum Beispiel eines Sachverhalts, eines Registerauszugs oder einer Unterschrift von Privatpersonen. 

Was ist eine beglaubigte Kopie?

Eine notariell beglaubigte Kopie bestätigt nur, dass diese Kopie mit dem vom Kunden oder von der Kundin als Original bezeichneten Dokument übereinstimmt. Sie bestätigt jedoch nicht, dass das Original echt ist. Auch eine Überbeglaubigung auf einer beglaubigten Kopie bestätigt keine Echtheit des Originals. Deshalb wird eine überbeglaubigte Kopie eines solchen Dokuments im Ausland nicht immer akzeptiert. 

Die Authentizität eines amtlichen Dokuments beziehungsweise der amtlichen Originalunterschrift kann immer nur auf dem Original überbeglaubigt werden.

Es ist empfohlen, dass Sie sich bei der ausländischen Stelle, der Sie Unterlagen vorlegen müssen, nachfragen, was genau verlangt wird.

Wie lasse ich Übersetzungen beglaubigen?

Die Vorgaben für Übersetzungen können von Land zu Land und auch innerhalb des Landes von Amt zu Amt unterschiedlich sein – je nach Rechtsgeschäft, lokaler Gesetzgebung und Praxis. Bitte informieren Sie sich deshalb bei der Stelle, der Sie Dokumente vorlegen müssen (wo Übersetzung gemacht werden darf, ob und wie beglaubigt werden muss und ob das Original und die Übersetzung beglaubigt werden müssen). Es ist wichtig zu unterscheiden, ob nur die Unterschrift des Übersetzers bzw. der Übersetzerin beglaubigt werden muss oder auch der Inhalt bestätigt werden muss. Wir können für Sie beglaubigte Übersetzungen besorgen.